Sobald man in Outlook von einem freigegebenem Postfach eine Mail versendet, stößt man auf das Problem, dass die Email nicht in dem Ordner „Gesendete Elemente“ von diesem Postfach, sondern von dem Postfach, welches die Berechtigungen für das freigegebene Postfach hat.

Umgehen lässt sich dieses Problem durch eine Einstellung auf dem Server leider nicht; man muss stattdessen in der Registry einspielen.

Dafür öffnet man das Programm „regedit“ (in der Suche von Windows zu finden) und navigiert zu dem Key „HKEY_CURRENT_USER“, „Software“, „Microsoft“, „Office“, die entsprechende Office Version, „Outlook“, „Preferences“ und erstellt einen neuen Eintrag vom Typ DWORD mit dem Namen „DelegateSentItemsStyle“. Den Wert von diesem setzt man auf 1.

Nach einem Neustart von Outlook werden über freigegebene Postfächer gesendete Elemente anschließend in dem „Gesendete Elemente“-Ordner von diesem gespeichert.

Alternativ kann man auch ein Textdokument mit der Dateiendung „.reg“ erstellen und folgenden Text dort einfügen:

Windows Registry Editor Version 5.00

[HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\16.0\Outlook\Preferences]
"DelegateSentItemsStyle"=dword:00000001

Man erzielt das selbe Ergebnis, indem man doppelt auf die erstellte Datei klickt, mit „Okay“ bestätigt und Outlook neu startet.

Übrigens: Wenn eine Domäne vorhanden ist und der Registry-Patch automatisiert eingespielt werden soll, kann man stattdessen auch Gruppenrichtlinien benutzen, um den Patch auf jedem Rechner einzuspielen. Dazu zieht man die oben erstellte reg-Datei einfach in das Dateiverzeichnis der GPO und gibt als Befehl „regedit /s “ an.
Mehr Details dazu, wie dies funktioniert, werden hier erläutert:

Einschränkung für die Ausführung für Benutzer / Computer